O sofá na sala de estar não é necessariamente o melhor ambiente para compilar a sua lista de tarefas a fazer. Talvez seja melhor entrar no estado de espírito certo! O seu escritório oferece muitas vantagens, incluindo ter todas as informações necessárias à mão: agenda, notas de reunião, troca de e-mails, detalhes de contacto, etc. Desta forma, pode ter a certeza de que não esqueceu nada. Quanto à hora específica – o dia e a hora não são importantes. Uma lista de tarefas deve ser alinhada com as suas atividades, não com o calendário! No entanto, o ideal seria que escolhesse alturas em que pudesse garantir não ser interrompido.

É um facto científico: um lápis e um caderno de notas são mais propícios ao pensamento organizado do que um teclado de computador. Antes de mais, este método aumenta a capacidade de retenção de informação do cérebro. Assim que tiver escrito a sua lista de tarefas, uma grande parte dela já estará clara na sua mente, o que o ajudará a alcançar tudo o que nela está escrito. Deverá também tirar partido de ajudas especializadas, tais como os cadernos, diários, bullet journal ou agendas OXFORD compatíveis com a app SCRIBZEE®.

As listas de tarefas em constante expansão são mais desanimadoras do que motivadoras. Dependendo do seu papel, porque não organizá-las tematicamente (“Projecto X”, “evento de 18 de Dezembro”, etc.) em vez de por semana ou data? Depois tornam-se como caixas de ferramentas a que se pode aceder quando é necessário abordar um determinado tópico, e ver rapidamente o que ainda tem de fazer e o prazo de que dispõe.

Para ser uma verdadeira ajuda à produtividade, a sua lista de tarefas deve ser de fácil acesso e estar ligada ao tópico relevante. Depois de a ter elaborado no seu caderno OXFORD, pode digitalizá-la com SCRIBZEE®. Utilize a app para criar uma pasta chamada “Projecto X”, por exemplo, na qual pode arquivar as suas actas de reuniões, lista de contactos-chave, etc. Isto significa que estará facilmente acessível através do smartphone, acedendo rapidamente a toda a informação importante do projeto.

Tem um cargo que envolve projetos de colaboração em equipas ou com clientes? A sua lista de tarefas pode ser uma ferramenta muito útil para todos os que trabalham ao seu lado. Após uma reunião, seja proactivo e elabore uma lista de tarefas organizadas por fase e por participante. Grave-a em SCRIBZEE® e faça-a circular pelos seus colegas de trabalho por e-mail. Desta forma, todos os participantes terão o mesmo nível de informação e serão capazes de implementar estas acções para alcançar os seus objectivos.

Nem todas as tarefas a completar têm o mesmo factor de risco ou o mesmo grau de urgência. Para identificar rapidamente as acções prioritárias, pode adoptar um código de cores (por projeto, por prazo, etc.) ou criar uma tabela (“Urgente”, “A fazer até 15 de Dezembro”, “Marcar uma reunião”, etc.). Ainda mais eficiente, uma vez digitalizadas as suas “To Do Lists”, SCRIBZEE permite-lhe atribuir um estado – vermelho, laranja ou verde – a cada uma delas para indicar o seu progresso ou o nível de prioridade do projecto. Pode então filtrá-las por cor para aceder às suas listas mais urgentes.

Para ser ainda mais eficaz, pode introduzir os dados de contacto (e-mail e número de telefone) das pessoas com as quais precisa de entrar em contacto na sua lista de tarefas a realizar. Isto significa que não cancelará a chamada nem se esquecerá de a fazer por não ter os dados no momento apropriado.

Se seguir este conselho, a sua lista de tarefas tornar-se-á a chave para uma maior eficácia durante todo o dia!