El sofá del salón no es necesariamente el mejor entorno para elaborar la lista de tareas de tu empresa. Es mejor que te pongas en marcha con la mentalidad adecuada. Tu oficina ofrece muchas ventajas, entre ellas tener a mano toda la información necesaria: agenda, notas de reuniones, intercambios de correos electrónicos, datos de contacto, etc. De este modo, puedes estar seguro de no haber pasado nada por alto. En cuanto a la hora concreta, el día y la hora no son importantes. Una lista de tareas debe estar en consonancia con tus actividades, no con el calendario. Sin embargo, lo ideal es que elijas momentos en los que tengas la garantía de no ser interrumpido.

Es un hecho científico: un lápiz y un cuaderno son más propicios para el pensamiento organizado que el teclado de un ordenador. En primer lugar, este método mejora la capacidad de retención de información del cerebro. Una vez que hayas escrito tu lista de tareas, una gran parte de ella ya estará clara en tu mente, lo que te ayudará a conseguir todo lo que hay en ella. También deberías aprovechar las ayudas especializadas, como el OXFORD Task Manager, un pequeño y muy práctico cuaderno de gestión de listas de tareas. El conjunto de símbolos, el cuadro de cabecera para agrupar tus tareas temáticamente y el margen derecho para añadir una fecha o un nombre, hacen que siempre puedas comprobar el progreso de tus proyectos. Un punto extra es su compatibilidad con la aplicación SCRIBZEE®.

Las listas de tareas pendientes cada vez más extensas son más desalentadoras que motivadoras. Según tu función, ¿por qué no las organizas por temas (“Proyecto X”, “Evento del 18 de diciembre”, etc.) en lugar de por semanas o fechas? Así se convierten en cajas de herramientas a las que puedes acceder cuando necesites abordar un tema concreto, y ver de un vistazo lo que te queda por hacer y la fecha límite.

Para ser una auténtica ayuda a la productividad, tu lista de tareas pendientes debe ser de fácil acceso y estar vinculada al tema correspondiente. Una vez que la hayas redactado en tu cuaderno OXFORD, puedes escanearla con SCRIBZEE®. Utiliza la aplicación para crear una carpeta llamada “Proyecto X”, por ejemplo, en la que podrás archivarla junto con las actas de las reuniones, la lista de contactos clave, etc. De este modo, lo tendrás siempre a mano en tu smartphone y podrás acceder a toda la información relevante.

¿Tienes una función que implique colaborar en proyectos con tus equipos o clientes? Tu lista de tareas puede ser una herramienta muy útil para todos los que trabajan contigo. Después de una reunión, sé proactivo y haz una lista de tareas organizadas por etapas y por participantes. Anótala en SCRIBZEE® y
distribúyela a tus colaboradores por correo electrónico. De este modo, todos los participantes tendrán el mismo nivel de información y podrán poner en práctica estas acciones para alcanzar sus objetivos.

No todas las tareas que hay que realizar conllevan un factor de riesgo idéntico ni tienen el mismo grado de urgencia. Para identificar rápidamente las acciones prioritarias, puedes adoptar un código de colores (por proyecto, por plazo, etc.) o crear una tabla (“Urgente”, “A hacer antes del 15 de diciembre”, “Programar una cita”, etc.). Más eficaz aún, una vez escaneadas sus “Listas de tareas”, SCRIBZEE te permite asignar un estado rojo, naranja o verde a cada una de ellas para indicar tu estado de avance o el nivel de prioridad del proyecto. A continuación, puedes filtrarlas por colores para acceder a tus listas más urgentes.

Para ser aún más eficaz, puedes introducir los datos de contacto (dirección de correo electrónico y número de teléfono) de las personas con las que debes ponerte en contacto en tu lista de tareas pendientes. Así no cancelarás la llamada ni se olvidarás de hacerla por no tener los datos a mano en el momento oportuno.

Si sigues este consejo, tu lista de tareas pendientes se convertirá en la clave de una mayor eficacia durante todo el día.